| Форум > Архив "О карьере" > Октябрь 2007 года > делопроизводство |
делопроизводство
девочки,кто с ним связан?вся входящая корреспонденция подлежит учету.но регистрируется лишь часть.Как быть?куда ставить № регистрации(вх.,знаю,внизу справа)И где хранится вх. и исх.док-ция,если ее инициируют отделы,а канцелярии как таковой нет.Помогите,а?
требуется помощь © (16.10.2007 11:10)
Прямая ссылка
Это их работа в том случае, если это прописано в их должностной инструкции. :-) Любая девочка с ресепшн может послать вместе со всем документооборотом. И будет права, увы.
N/A © (17.10.2007 21:10) Прямая ссылка
требуется помощь © (16.10.2007 11:10)
не вся, должна быть инструкция и прописано какие док-ты не подлежат учету типа рекламок, поздравления и т.п.
Хранить можно просто в папках
Umni © (16.10.2007 11:10) Прямая ссылка
Umni © (16.10.2007 11:10) Прямая ссылка
да понятно,что не вся.Это я знаю.Но и из оставшейся НЕ вся регистрируется!Т.е. вх.номер ей присваивается,а регистрационный индекс -нет.И как быть?А хранить...Это ж дублирование?Если она уходит в отделы,то ее надо еще и копировать,получается для сохранности?Бухг. документация не регистрируется,но как входящая она должна быть отмечена
пытаюсь разобраться © (16.10.2007 11:10) Прямая ссылка
пытаюсь разобраться © (16.10.2007 11:10) Прямая ссылка
нет регистрируешь и отдаешь... сами пусть хранят если им надо :))
хранишь тыт только те которые на контроль идут
Umni © (16.10.2007 12:10) Прямая ссылка
Umni © (16.10.2007 12:10) Прямая ссылка
Контроль...да,еще и он.Надеюсь,что резолюцию поставит кто-то из руководства,он же пусть и спрашивает об исполнении.Просто при бумажном д/о в крупной компании без отдела ДОУ это нереально сделать.Вот я и пытаюсь теоретические знания как-то применить.Здесь вообще ж..а.Компания большая,а д/о совсем нулевый((В смысле,что им никто не занимался.
вот такая петрушка( © (16.10.2007 12:10) Прямая ссылка
вот такая петрушка( © (16.10.2007 12:10) Прямая ссылка
начни с простого, регистрируй входящие и исходящие в журналы соответствующие (или электронные, хоть в экселе или ворде), те которые тебе возвращают с резолюцией на контроль также регистрируй что передано тому то и снимай копию и в папку, по идее за исполнением ты же должна следить..
Umni © (16.10.2007 12:10) Прямая ссылка
Umni © (16.10.2007 12:10) Прямая ссылка
Уже сделала формы в Экселе для регистрации док-в. Только джурналы для внутр.документов решила на бум.носителе выполнить.Я вот сомневаюсь,что возвращать будут что-то. Все по отделам же решается,по департаментам.Структура тоже не позволяет все отслеживать. По идее, я вообще иным заниматься должна. На мне 3 руководителя. Вот даже не знаю,как все совместить.Надо сделать удобную и приемлемую систему д/о,всех просветить как работать при ней,да еще и без помощи кого-либо(((
Спасибо тебе огромное!Своими теоретическими знаниями я пока вот не справляюсь(
благодарная я) © (16.10.2007 13:10) Прямая ссылка
благодарная я) © (16.10.2007 13:10) Прямая ссылка
если не возвращают, то это их проблемы... главное что у тебя этот документ будет зарегистрирован и помечен кому ты его отдала..
Umni © (16.10.2007 13:10) Прямая ссылка
Umni © (16.10.2007 13:10) Прямая ссылка
помнится в давние времена, когда работала помощником рук-ля, на мне еще висела общая корренспонденция, у меня было несколько папок, для вх., исх. корреспонденции и остальное, конечно, мое, но уже для рук-ля. было 2 журнала-исх. и вх. корреспонденция, делится журнал на несколько столбиков-номер документа, дата получения, от кого, касательно чего и кому адресовано, в самом конце еще был столбик-примечание, где в случае необходимости под особо важные документа ставилась роспись в получении или примечание от меня, кому был передан документ.
копии всех входящих документов я делала, оборот был большой, но я всегда точно знала, какой документ у кого и за всеми секретарями в этом плане строго следила, если документ с резолюцией попадал к нам, то в этой самой графе-примечание ставилась отметка об исполнителе, дата возрата документа, этой датой он еще проходил и по исх. номеру. или можно просто сделать отдельную регистрацию документ для внутреннего пользования, точнее учета распоряжений и поручений.
нумерацию лучше ставить вверху справа, так когда будешь искать документ, ты просто открываешь папку и видишь нумерацию на документах, так намного проще. кажется, что сложно, но нет ничего невозможного, были времена, когда у нас 2 секретаря ушло из трех и два помощника из трех, все на мне было, но если все продумано и четко организовано, то не все так сложно как кажется)
Jungle cat © (16.10.2007 14:10) Прямая ссылка
Jungle cat © (16.10.2007 14:10) Прямая ссылка
да у меня образование соовще-документовед)))Высшее.Просто столкнулась с тем,что здесь все по нулям,делать некому,компания большая.Да и не 1,а группа.ВОт и растерялась.Согласно ГОСТам и рекомендациям я знаю,как все организовать,но мне бы хотелось узнать то,что на опыте уже проверку прошло и оказалось оптимальным и удобным.Снимать копии со всех документов-это ж офигеть можно при таком д/о!Пока все разносят девочки с ресепшен,говорят кому отдали.Уследить сложновато,если 1(((
вот( © (16.10.2007 15:10) Прямая ссылка
вот( © (16.10.2007 15:10) Прямая ссылка
ну так мы можете просто продумать схему документооборота и пусть уже девочки с ресешпн ее выполняют
Jungle cat © (16.10.2007 15:10) Прямая ссылка
Jungle cat © (16.10.2007 15:10) Прямая ссылка
дефочкам некогда,видите ли.У них важное дело:все звонки)А мне?Видимо,я должна успевать делать все.
Жу © (16.10.2007 16:10) Прямая ссылка
Жу © (16.10.2007 16:10) Прямая ссылка
я в ауте)) ты никому и ничего не должна, это их работа, а не твоя, ты можешь только координировать и проверятть в случае необходимости и все
Jungle cat © (16.10.2007 17:10) Прямая ссылка
Jungle cat © (16.10.2007 17:10) Прямая ссылка
спасибо большое за понимание.Я сама в ауте была,когда руководство пыталось объяснить мне свое вИдение моего функционала)))Ну.что сказать...пограничное оно))))
Жу © (17.10.2007 09:10) Прямая ссылка
Жу © (17.10.2007 09:10) Прямая ссылка
Это их работа в том случае, если это прописано в их должностной инструкции. :-) Любая девочка с ресепшн может послать вместе со всем документооборотом. И будет права, увы.
N/A © (17.10.2007 21:10) Прямая ссылка
