| Форум > Архив "О карьере" > Ноябрь 2005 года > делопроизводство с нуля |
делопроизводство с нуля
Боже подскажите девченки. Пришла на собеседование недавно, сказали что все хорошо, только компания открывается и ему нужен профессионал, чтобы организовать весь документооборот с нуля. Сказал подумать мне на тему логотипа компании, чтобы я предложила ему какой то мой план по организации делопроизводства и с ним пришла к нему и он уже решение примет о моей приеме к нему... Что именно я ему должна предложить как все это организовать и что ему говорить? Сейчас работаю секретарем до 1 декабря (сокращение)?? любым вашим полезным советам буду рада!!! Спасибо заранее..
submarina © (24.11.2005 22:11)
Прямая ссылка
submarina © (24.11.2005 22:11)
простите, почту неправильно указала - Kruglovamv@mail.ru
submarina © (24.11.2005 22:11) Прямая ссылка
submarina © (24.11.2005 22:11) Прямая ссылка
Скажите этому начальнику, что логотип разрабатывают профессиональные дизайнеры и берут они за это немалые деньги.
Каркаде © (25.11.2005 00:11) Прямая ссылка
Каркаде © (25.11.2005 00:11) Прямая ссылка
спасибо Каркаде, обязательно скажу, а какое мне ему предложение выдвинуть по поводу организации делопроизводства? самое главное что нужно в первую очередь сделать?
submarina © (25.11.2005 09:11) Прямая ссылка
submarina © (25.11.2005 09:11) Прямая ссылка
Я делопроизводство только на интуитивном уровне знаю.
Всё зависит от размеров фирмы. Если небольшая, то мудрить особо не надо - папки по всей коррепонденции, по тематикам - это на ваше усмотрение, что у вас принято.
Кто-то ведёт журналы, куда вписывает входящие-исходящие номура, откуда, от кого, кому и зачем. У нас всё по проектам разложено, а каждый проект подразделяется на отдельные папки - тут корреспонденция с зарубежными поставщиками, тут - с российскими, тут - с заказчиком, тут - разные договора, тут - ещё что-нибудь.
На предыдущей работе специфика другая была, поэтому корреспонденция разделялась на входящие от партнёров. Менеджеры, в свою очередь, вели папки по клиентам, где складировалась вся переписка, все материалы. После окончания проекта, это всё сдаётся в архив (если есть подвал, то просто в коробках из-под бумаги, всё туда сваливается, с указанием на коробках что там лежит, от какого-года и т.п.)
Опять же можно поразмышлять, как рабочую почту получать будут работники. У меня сейчас все получают на свои личные ящики. А на прошлой работе вся почта приходила к секретарю, а та уже пересылала её конкретно менеджеру, плюс распечатывала бумажный экземпляр письма и клала менеджерам на стол, плюс распечатывала экземпляр для подшивки в папку со входящей корреспонденцией.
Короче, тонкостей много. Главное, чтобы директор имел об этом представления меньше, чем вы, и чтобы у вас было врождённое чувство порядка и умение каталогизировать информацию, чтобы потом нужное письмо или договор долго не искать.
Каркаде © (25.11.2005 10:11) Прямая ссылка
Каркаде © (25.11.2005 10:11) Прямая ссылка
спасибки Каркаде, очень полезная информация:) в выходные подумаю как и что я ему буду говорить , вот будет интересно, если выслушает и скажет Вы нам не подходите, вообще кошмар страшно мне, как же тяжело работу искать...
submarina © (25.11.2005 10:11) Прямая ссылка
submarina © (25.11.2005 10:11) Прямая ссылка
прежде всего это журланы регистрации, они могут в электронном виде (например, в экселе) и в бумажном (большие регистрационные журналы). Т.е. входящая, иходящая документация, если в компании имеется процесс визирования заключаемых договоров, то также необходимо всети их учет.
Кальмара © (25.11.2005 10:11) Прямая ссылка
Кальмара © (25.11.2005 10:11) Прямая ссылка
а как их внести в учет визированные договора? как хранить?
submarina © (25.11.2005 10:11) Прямая ссылка
submarina © (25.11.2005 10:11) Прямая ссылка
это зависит от оборотов компании и ее размеров. те договоры которые уже подписаны, необходимо регистрировать и подшивать в ну, не знаю у нас большие папки
Кальмара © (25.11.2005 11:11) Прямая ссылка
Кальмара © (25.11.2005 11:11) Прямая ссылка
