Форум > Архив "О карьере" > Ноябрь 2004 года > Помощник руководителя - подскажите! |
Помощник руководителя - подскажите!
Большая просьба - кто может помочь. Буду работать помощником, все обязанности знаю, кроме - документооборот. Что за зверь?
Объясните, пож-ста, откуда документы поступают, что с ними делать (что значит следить, чтобы исполнялись), когда нести руководителю и все ли? нужно ли как-то их регистрировать, в дела подшивать?
Крик помощи просто - помогите!
Людмила © (11.11.2004 11:11)
Прямая ссылка
ПитериАнка © (11.11.2004 12:11) Прямая ссылка
kiprida © (11.11.2004 11:11)
Прямая ссылка
Людмила © (11.11.2004 11:11)
ок.. могу помочь... помощник первого лица или вице-президента или начальника?
shelly © (11.11.2004 11:11) Прямая ссылка
shelly © (11.11.2004 11:11) Прямая ссылка
shelly - посмотри свою тему о делопроизводстве.
ПитериАнка © (11.11.2004 11:11) Прямая ссылка
ПитериАнка © (11.11.2004 11:11) Прямая ссылка
одно дело классификатор, это просто совет нужен был, хотела поменять индекс... а другое дело работать уже 5 лет по специальности делопроизводитель архивист с первым лицом крупной компании.
Я не настаиваю ни на чем.. могу просто из опыта поделиться.
зы можно было бы и не язвить
shelly © (11.11.2004 11:11) Прямая ссылка
shelly © (11.11.2004 11:11) Прямая ссылка
Мда. Хотела помочь, искренне, с подробностями, объяснить что знаю сама (об индексе). Написала у тебя в теме ответ. Потом, заметила тебя в этой теме и решила воспользоваться (сорри автору этой темы) случаем, чтобы обратить твое внимание не то, что в твоей теме появилось новое сообщение. И все.
Язвить...хм... мдааа... люди даже в помощи видят подоплеку.
Мое сообщение в этой теме тебе, увы не было "по теме Пом-к рук-ля".
Еще раз мои извинения автору темы.
А желание помочь еще кому-либо пропало окончательно.
Удачи.
ПитериАнка © (11.11.2004 12:11) Прямая ссылка
ПитериАнка © (11.11.2004 12:11) Прямая ссылка
извини, неправильно поняла смысл фразы. Думала ты хотела меня упрекнуть в том, что хочу посоветовать, а сама задаю вопросы.. еще раз приношу свои извинения.
Спасибо за ответ в моей темке
shelly © (11.11.2004 12:11) Прямая ссылка
shelly © (11.11.2004 12:11) Прямая ссылка
ПитериАнка © (11.11.2004 12:11) Прямая ссылка
Помощником одного из директоров департамента.
Буду очень благодарна за помощь.
Всем-всем спасибо.
Людмила © (11.11.2004 13:11) Прямая ссылка
Людмила © (11.11.2004 13:11) Прямая ссылка
Документы могут поступать внутренние (документы компании) и внешние (по факсу, по почте и пр. из других компаний) документы регистрируются соответственно как входящие, присваивается номер который состоит из индекса/порядковый номер(спроси у главного делопроизводителя, если он есть, какой индекс). После регистрации кладешь документ в папку директору и относишь. Смотри чтобы документы были правильно оформлены и адресованы именно твоему директору, то бишь по делу. У Вас должны быть либо журналы регистрации либо программы регистрации где нужно заполнять поля, думаю ты это знаешь. Исходящая корресп. - то что готовят подчиненные и сам директор, делится также на письма внутренние (служебные записки, для них как правило отдельный бланк) и внешние (на бланке письма компании). Проверяешь граммотность написанного, ошибки, отдаешь на подпись руководителю, если он подписывает, регистрируешь как исходящая корр. (в другом журнале соответственно) и отправляешь адресату (по факсу, по почте, с курьером). Как правило, приказы Директор департамента не готовит, приказы издает только глава компании. Директор - распоряжения по департаменту. Или проекты приказов на подпись главе компании. Распоряжения готовятся на бланке распоряжения (см.бланки в компании, они должны быть) тоже регистрируешь после подписания, другой журнал, для распоряжений. -это основная документация. Есть еще конфиденциальная (вх.и исх.) тож отдельный журнал, который хранится в сейфе.(если нужно подробно про это, расскажу). Как подшивать: приходишь на работу, узнаешь какие есть папки. Основные которые могут быть и должны быть: Папка входящей корр., Исходящей корр. (подшиваются копии, оригинал отправляется адресату, если отправляешь по факсу, можешь подшить и оригинал, но вообще лучше отдай его исполнителю, т.к. при составлении архива должны быть только копии, а то намучаешься с оформлением архива). ЗЫ архив это отдельная история и оч долгая.. но если нужно, могу коротко объяснить). Далее: Папка с распоряжениями (по департаменту), папка с входящими приказами и распоряжениями главы компании (можно хранить в эл.виде если они присылаются по мылу). Ну и по Совету директоров, док.присланные для инфо, материалы по конференциям, выставкам (подшивается все что касается конференций в которых заинтересован руководитель).Папки могут быть и у сотрудников. А вообще просто обсудите с начальством какие папки заведете в сл.году. Еще. нужно будет завести номенклатуру дел, опять же могу рассказать про нее, или можешь прочитать про нее в нете (ГСДОУ набери там все написано, кстати) это суть документооборота. И также правильное оформление писем (т.е. реквизитов) Если есть вопросы спрашивай
Буду рада поделиться опытом
shelly © (11.11.2004 14:11) Прямая ссылка
shelly © (11.11.2004 14:11) Прямая ссылка
shelly, огромное спасибо. Очень емкий хороший ответ. Я многое узнала. Интересно было бы про номенклатуру узнать.
Людмила © (11.11.2004 14:11) Прямая ссылка
Людмила © (11.11.2004 14:11) Прямая ссылка
Может поможет:
http://dll.botik.ru/educ/clerk/Office-work/letter.ru.html
Луна © (11.11.2004 11:11) Прямая ссылка
Луна © (11.11.2004 11:11) Прямая ссылка
kiprida © (11.11.2004 11:11)
можно спросить какая зарплата?
Филона © (11.11.2004 12:11) Прямая ссылка
Филона © (11.11.2004 12:11) Прямая ссылка
Следить чтобы сполнялись: руководитель расписывает документ, входящий, какому то сотруднику, ты в журнале регистрации дописываешь резолюцию. Напр.: Иванову, подготовить отчет к 25.12. (В журнале: Иванову)делаешь копию документа и (далее моя система, у Вас может быть другая) в лоток или в папку с надписью "КОНТРОЛЬ" кладу копию документа и каждый день просматриваю. если уже за день=два до срока звоню сотруднику и спрашиваю готов ли отчет, если готов 25 получаешь, если нет, согласовываются повторные сроки с руководством. Если у вас электорнный документооборот, там по другому немножко.
Нести руководителю документы как только он приехал с утро, даешь корреспонденцию, в течение дня, но не во время встреч или когда он говорит по телефону, если документы не срочные. ВСЕ? нет не все, некоторые документы (в процессе работы поймешь) можно будет нести и заму. Рекламу старайся не давать, чтобы не отнимать время у начальства, если ты точно знаешь что он ей не интересуется. Пока начнешь работать, относи все документы которые тебе передают, а там поймешь чего надо, а что нет.
shelly © (11.11.2004 14:11) Прямая ссылка
shelly © (11.11.2004 14:11) Прямая ссылка