| Форум > Архив "О карьере" > Октябрь 2003 года > кто про проведение обучения спрошал |
кто про проведение обучения спрошал
Вот что нашла -
Методика организации семинара
ГОРКИНА М.Б., МАМОНТОВ А.А., МАНН И.Б.
PR НА 100%: КАК СТАТЬ ХОРОШИМ МЕНЕДЖЕРОМ ПО PR
Отличительной особенностью семинаров является то, что это мероприятие ориентированно на аудитории, с которыми компания часто контактирует в ходе рабочего процесса. Это представители партнеров и клиентов. Проведение семинаров имеет много общего с проведением пресс-конференций, однако организационную подготовку лучше начинать не позднее, чем за один месяц до даты мероприятия.
Основные элементы организации семинара
1. Определение целей и задач.
2. Выяснение и формулировка темы.
3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое для их презентаций оборудование (видео, проектор, синхронный перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для вопросов и т.д.).
4. Определение состава потенциальных участников и определение желаемого количества посетителей семинара. Составление списка.
5. Определяется бюджет мероприятия. Так как выделяемые средства на проведение семинара являются ограничивающим фактором, то его следует учитывать при определении остальных элементов мероприятия.
6. Обсуждаемые темы на семинаре не редко бывают интересны ряду специализированных изданий, и в некоторых случаях деловой прессе, поэтому целесообразно продумать приглашение ряда журналистов на проводимый семинар и соответственно проработать возможные формы подачи информации представителям СМИ. Это может приглашение журналистов на общую программу семинара, проведение эксклюзивных интервью с отдельными спикерами или даже проведение пресс-конференции или брифинга параллельно программе семинара. При приглашении журналистов на семинар следует руководствоваться рекомендациями методики по организации пресс-конференции.
7. При организации семинара особое внимание следует уделить выбору места проведения мероприятия.
o Семинар, посвященный презентации новых продуктов, технологий или маркетинговых программ целесообразно проводить в известных участникам залах, расположенных в легкодоступных точках города.
o Семинары, при проведении которых необходимо подчеркнуть значимость, торжественность (например, для крупных клиентов) мероприятия, следует проводить в престижных конференц-залах, отелях, расположенных в центральной части города.
o Для многодневных семинаров или в тех случаях, когда необходимо полное погружение участников в тему, рекомендуется выбор места загородом.
o В случае если для участия в семинаре приглашаются иногородние участники целесообразно выбрать место, находящееся в том же отеле, где остановятся иногородние участники или поблизости с ним.
o В случае если место проведения мероприятия расположено далеко от метро, необходимо обеспечить транспорт.
8. Большое значение имеет разработка сценария проведения семинаров.
o Если мероприятие носит деловой характер, программа должна быть разработана таким образом, чтобы участники не были перегружены информацией, имели возможность отдохнуть, выпить кофе в перерывах. Продолжительность каждого блока информации не должна превышать 3 часа (оптимально 2-2,5 часа). В середине дня необходимо предусмотреть часовой перерыв на обед. В противном случае слушатели будут уставать от информации, и их внимание будет заметно снижаться.
o Наличие видеофильмов и мультимедиа презентаций, рассказывающих о компании, ее продукции или объясняющих (поясняющих) причины семинара, помогает разнообразить семинар и оживить его программу.
o Мероприятие, целью которого является предоставление партнерам возможности общения, укрепление взаимоотношений, должно сопровождаться соответствующей программой, включающей фуршет и, возможно, развлекательную программу.
9. Следует также продумать оформление зала. Необходимо выбирать оптимальный стиль декораций, соответствующий духу мероприятия и корпоративному стилю компании. Так, например, для делового семинара лучше подойдут банеры, флаги плакаты или другая продукция с корпоративной символикой компании.
10. Формирование информационной папки для раздачи ее участникам семинара происходит с учетом особенностей контингента участников.
a) Для партнеров компании:
o Программа семинара.
o Приветственное письмо.
o Максимум информации о продуктах компании, проспекты.
o Презентации спикеров (бумажная копия и на CD-R).
o Информация о последних новостях компании (бюллетень или корпоративный журнал).
o Информация о правилах участия в мероприятии, сертификаты (если мероприятие носит обучающий характер) и прочее.
o Сувениры.
o Поощрительные призы для посетивших семинар (листовка, дающая право на скидки и т.д.).
o Визитки спикеров (в случае, если аудитория не знакома с докладчиками).
o Папка или пакет с логотипом компании.
b) Для клиентов:
o Программа семинара.
o Приветственное письмо.
o Брошюры, содержащие не просто перечень характеристик продукции, но еще и разъясняющую информацию о достоинствах товара с точки зрения их бизнеса. Если такая информация отсутствует, ее желательно подготовить.
o Презентации спикеров (бумажная копия и на CD-R).
o Информация о последних новостях компании (бюллетень или корпоративный журнал).
o Сувениры.
o Поощрительные призы для посетивших семинар (листовка, дающая право на скидки и т.д.).
o Визитка спикера, отвечающего за работу, связанную с основной темой семинара.
o Папку или пакет с логотипом компании.
11. Рекомендуется также составить анкету для проведения небольшого опроса сразу по окончании семинара, чтобы выявить удобства взаимодействия участников семинара с представителями компании, их интересов в дальнейшем развитии бизнеса, а также пожеланий по проведению семинаров (продолжительность, частота, место, темы и т.д.).
12. До мероприятия PR-менеджер проводит регулярную консультационную работу с другими заинтересованными сотрудниками компании, которая включает:
o проведение анализа ситуации,
o информирование о настроении и заинтересованности участников,
o разработка сценария проведения и регламентов выступлений,
o предоставление списка подтвердивших участие в семинаре.
13. После выбора места проведения семинара составляется текст приглашений для рассылки по факсу и/или e-mail и для доставки с курьером, которые должны быть оформлены в соответствии с корпоративным стилем компании и содержать:
o тему и примерную программу семинара,
o имена и должности спикеров,
o дату, время, название, адрес, схему расположения места проведения,
o контактное лицо (телефон, факс, е-mail).
14. Сначала по базе потенциальных участников рассылается приглашение по факсу (с подтверждением того, что факс прошел) или e-mail. В случае большого количества участников желательно вместе с текстом приглашения высылать форму обратной связи для самостоятельной регистрации приглашенных. Также для регистрации участников можно использовать Интернет-форму на корпоративном сайте, т.е. в приглашении указывать ссылку на соответствующую страничку. В некоторых случаях это может быть удобнее для потенциальных участников, особенно если приглашение рассылается с помощью e-mail.
15. После рассылки первого приглашения совершается звонок каждому получателю приглашения для подтверждения об участии в семинаре. В процессе телефонных звонков некоторым приглашаемым может понадобиться дополнительная информация о семинаре, поэтому PR-менеджер должен быть готов ответить на их вопросы. В процессе устного приглашения участников необходимо фиксировать комментарии приглашенных в письменной форме для составления списка вопросов, оценки ситуации и последующего консультирования спикеров.
16. По результатам регистрации желающих принять участие в семинаре проводится курьерская рассылка печатного типографским способом приглашения. Такое приглашение рассылается в фирменном конверте компании и должно быть личным, поэтому рекомендуется использовать складывающее приглашение с корпоративной символикой и вкладышем с персональным обращением, а также текстом приглашения с обязательным указанием времени начала семинара, адреса, названия зала и здания (отеля и т.п.), в котором он находится.
17. Еще один звонок участникам совершается накануне семинара и является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не изменились ли Ваши планы относительно участия в семинаре?»
18. На мероприятие менеджеры компании (за исключением спикеров) должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда сотрудников должна соответствовать стилистике мероприятия (как правило, это деловой стиль). Обязательно должен быть именной нагрудный бэдж. Помимо этого, менеджеры должны иметь с собой:
o сформированные информационные папки;
o именные бэджи для участников;
o бэджи для спикеров;
o списки для регистрации;
o таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие;
o настольные таблички с именами спикеров;
o табличку «Регистрация» на стол регистрации;
o элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.
19. Необходимо проверить степень готовности залов для семинара и фуршета, наличие стола(ов) для регистрации, а также украсить («отбрэндить») помещение до начала регистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. Заранее до мероприятия (еще лучше до появления приглашенных) необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.
20. На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо разложить программу мероприятия.
21. За столом регистрации должно присутствовать не менее 2-х представителей компании. В больших зданиях один из представителей должен встречать участников у входа.
22. В случае доставки гостей транспортом представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия.
23. Во время регистрации представители компании должны зафиксировать в списках посещаемость участников, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им информационный пакет и дополнительную информацию, при необходимости оборудование для синхронного перевода с обязательной пометкой в списках регистрации о выдаче такового.
24. Во время регистрации всем участникам семинара желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.
25. Во время перерывов семинара представители компании, ответственные за организацию мероприятия, должны при желании самих участников организовать встречи со спикерами и тщательно следить за соблюдением регламента. Также по ходу мероприятия координировать работу служб, обслуживающих мероприятие (отель, банкетная служба, технический персонал, обслуживающий оборудование и т.д.). Провести анкетирование участников, если оно запланировано.
26. В течение одного-двух дней после семинара менеджеры компании проводят рассылку информационных материалов партнерам клиента, которые не смогли посетить семинар.
27. В течение недели после мероприятия целесообразно подготовить и разослать благодарственные письма участникам семинара от имени компании с дополнительной информацией, которую запросили участники в своих анкетах.
28. Данные участников и их анкет внести в соответствующую базу для использования в дальнейшей работе, в том числе другими службами компании.
http://www.prlink.ru/prinfo/articles/basic/4/
Янка © (21.10.2003 20:10)
Прямая ссылка
Янка © (21.10.2003 20:10)
спасибо, хоть и не я спрашивала.
и © (22.10.2003 16:10) Прямая ссылка
и © (22.10.2003 16:10) Прямая ссылка
