В какой форме отказать?

Посоветуйте, пожалуйста. Выбирали компанию для проведения внутреннего аудита. Встречались, предоставили дополнительные данные. Вчера решили по субъективным причинам, что нам подходит только одна. Как сообщить остальным, что свои предложения они могут уже не готовить? Официальное письмо? Просто мэйл? По телефону?
"Здравствуйте - извините - вы нам не подходите - в следующий раз всенепременно к вам?"

вот (21.12.2011 Ср 14:18)